業務用ソフトのCSVファイルをAccessで処理する その1

医事コンや、会計ソフトなどのパッケージソフトではデータが CSV 形式で出力されることが多いと思います。  CSV ファイルを Excel に読み込んで表などを作成しますが、関数やマクロを利用しても完成させるには結構時間がかかります。 給与計算ソフトから出力したデータで部署ごとの超過勤務手当を計算する場合、エクセルでは部署ご…
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診断書受付管理 その5

システム的には完成形です。 診断書の申し込みを受け付けた場合、口頭だけで約束であったり預り証を発行することもあるかもしれません。 また、医師へ診断書の記入を依頼する際には、「何月何日までに記載してください」などとメモを添付します。 これらの情報は既にシステムが保有しているので、改めて手書きしたり入力したりするのは無駄(…
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診断書受付管理 その4

医師マスタと文書料マスタを作成します。 マスタを一覧表示する場合は何らかのルールが必要です。 適当に並んだマスタは選択するのに迷うため入力効率が悪くなります。 「M_担当医」を基にクエリを作成し、フリガナでソートします。 このクエリを基にフォームウィザードで一覧形式のフォームを作成します。 …
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診断書受付管理 その3

2つ作成したクエリの設定をします。 最初のクエリでは「処理終了日」が入力されたレコードを非表示にしたいので、抽出条件を「Is Null」とします。 次のクエリではすべてのレコードを受付日順に表示したいので、抽出条件は指定せず、「受付日」の並び替えを昇順に指定します。 一覧形式のフォームを作成し、体裁…
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診断書受付管理 その2

フォームが完成したら、クエリを2つ作成します。 フォームを作成すると、データ型が数値のコントロールに0が表示され入力の邪魔になるので、テーブルデザインで規定値の0を消しておきます。 最初のクエリは一覧表示用で、「処理終了日」の抽出条件を「Is Null」にします。 これで、処理終了日が入力されたデータは表示されなくなり…
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診断書受付管理 その1

すごい規模の台風が向かってきていますね。 影響を受ける地域のみなさん、くれぐれも気を付けてください。 今回のテーマはかなり前に医事課時代に作成したものです。 医療機関では各種の診断書や証明書の記載依頼があります。 きちんとシステム化されていれば問題ないですが、約束期日までに完成して…
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Accessでタスク管理 その3

処理が終わった場合には、完了日を入力する必要がありますが日付をいちいち入力するのは面倒なので、ボタンを作成しクリックで今日の日付が入力されるように設定します。 Me.完了日=Date() たったこれだけです。 また、終わったタスクを後で確認したいような場合もあります。 難渋した事例などは後で工程を確認できるように…
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Accessでタスク管理 その2

クエリウィザードを使用して、テーブルと同じ構造のクエリを2つ作成します。 ①「Q_タスク管理一覧」 ②「Q_タスク管理一覧全表示」 とします。 ①のクエリをクエリデザインで開き、「完了日」の抽出条件を「Is Null」にします。 これで完了日が入力されたデータは表示されなくなります。 このクエ…
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Accessでタスク管理 その1

データベースとしての利用ではないですが、ExcelやWordでは実行できない方法でタスク管理を考えてみます。 何かしらタスク管理の有効手段があれば問題ないですが、忙しい時には期日のある業務をつい失念してしまうことがあります。 カレンダーや手帳に予定を書き込んでも、そもそもその予定を確認すること自体を忘れてしまいます。 …
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職員台帳を作成する その2

部署マスタが完成したら職員台帳を作成していきます。 すでに職員IDと職員氏名の電子情報があればデータを流用します。 職員台帳に必要な項目(フィールド)を作成します。 職員ID 職員氏名 フリガナ 所属部門ID 所属部署ID 住所 電話番号 生年月日 入職年月日 退職年月日 【ダミーデータの作…
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職員台帳を作成する その1

データベースの分割を理解することで、マスタの共有について理解しやすくなったのではないかと思います。 職員を対象とした各種のシステムを作成する場合、職員の基本的な情報は共有する必要があります。 研修管理システムを作成して、職員の参加記録を登録する場合、参加者テーブルに職員IDを入力する必要があります。 そのためシステム内…
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空床管理 その4

実際の運用について考えてみます。 通常はシステムにメニュー画面を設置して2F、3F、4F、外来の各フォームを開くボタンを設置するのが一般的です。 今回はAccessの特性を活かして少し異なる方法をとります。 このシステムでは複数のユーザーがAccessを同時に開くことがあるかもしれません。 Accessはデータベ…
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空床管理 その3

病棟で空床情報の入力が終わったら外来で印刷するのですが、当院では朝9時までに病棟が入力するルールになっていて9時以降に外来で出力することになっています。 各診察室に当日の空床情報を貼り付けるのですが、当日不在の医師や特記事項があれば「お知らせ」欄に入力して周知できるようにしています。 外来用のフォームには「印刷」機能を持たせ…
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空床管理 その2

病棟事の空床を入力する欄を作成しますが、表形式の作図はExcelの得意技なのでお任せしましょう。 作成した表をAccessのフォーム上にコピペします。 このあたりは同じOffice製品ならではの親和性です。 コントロールソースを「Q_空床情報」に設定し、「デザイン」→「既存のフィールドの追加」を選択し、右側のフィールド…
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空床管理 その1

今回のテーマは少し長くなりますが、Accessを使いこなす上で重要なシステム同士の連携の話になります。 システムといえば大袈裟かもしれませんが、毎日の空床状況は誰かが把握しておく必要があります。 電子カルテを見れば病床の空き状況は分かりますが、たびたび確認するのは手間がかかりますし、予約入院のために病床確保してある件数は分か…
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入力の効率化を考える その2

次にテーブルを基に同じ構成で「Q_市町村マスタ」を作成します。 フォーム上にコンボボックスを作成し、コントロールソースを「Q_市町村マスタ」にします。 これも思った通りに表示されると思います。 都道府県はすぐに選択できますが、市町村は膨大な数なので選択するのはかなり手間がかかります。 都道府県で「東京都」…
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入力の効率化を考える その1

※前回の未収金管理の最終版のファイルが64bit版だったため、実行できないとのご意見をいただきました。 Accdeファイルで提供しましたが、実行できないのは本意ではありませんので、今回通常のAccdbファイルを置いておきますのでご参照ください。(システム内に作者からのお願いを書いているので、読んでいただけると幸いです。) さ…
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未収金管理システム その6

今日は午前中何とか天気が持ちそうなので海遊びに出掛けようと思います。密を避けつつ… 一覧形式のフォームを作成し体裁を整えます。 最初に表示される画面は一覧形式ですが、この画面からはデータ操作を禁止しておきます。 意図しない状態でのデータ書き換えを防ぐため、個別画面でのみ入金処理ができるようにしておく…
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未収金管理システム その5

せっかくの連休ですが、雨ばかりで残念です。 さて、今回は請求書の様式を完成させます。 送付できるように体裁を整えます。 普通の請求書ですが、悪質な場合には訪問回収や訴訟に発展する文面も必要なので、何種類か準備しておく方が良いでしょう。 ここでは作成しませんが、興味があれば参照してみてください。…
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未収金管理システム その4

入金情報を入力するサブフォームを設置します。 これで未収金情報が管理できる状態になりました。 続いて請求書に印刷様式を作成します。 窓付き封筒を使用することを想定して、左上の部分に住所、氏名を配置します。 ラベルコントロールを配置して文書を作成します。 ラベル内で開業する場合、「Shiftキー」か「Ctrl…
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