空床管理 その1

今回のテーマは少し長くなりますが、Accessを使いこなす上で重要なシステム同士の連携の話になります。

システムといえば大袈裟かもしれませんが、毎日の空床状況は誰かが把握しておく必要があります。

電子カルテを見れば病床の空き状況は分かりますが、たびたび確認するのは手間がかかりますし、予約入院のために病床確保してある件数は分かりません。

私の勤務先には急性期病棟と地域包括ケア病棟があり、外来から緊急入院となるケースが結構あり空床情報は重要です。

以前は朝、医事課から各病棟に電話で「空床数」「入院予定」「退院・転棟予定」を確認し、集計して専用の紙に記入してコピーして関係部署に配布するという作業がありました。

担当者が病棟から情報収集して外来に情報提供する訳ですが、院内LANでファイルを共有できるのであれば、病棟が入力して外来が印刷すればよい話なので仕組み作りに取り組みました。

Excelで表を作成し、各部署が入力すれば良いようなものですが、ご存じのとおり日付を変更したり前日のデータを削除したりという作業が必要なためExcelは時系列の情報入力には向いていません

そこでAccessを利用して入力に特化した画面を作成し「病棟で入力」→「外来で印刷」という流れを構築しました。

院内LANを利用して各部署で入力する環境を構築すると、多くの業務が効率化できるので是非試してみてください。

以前、インシデント報告入力システムを作成したことがありますが、入力専用のフォーム(他の入力は見えない)→閲覧用のフォーム(安全管理室のみ見えて、評価分析欄に入力可能)→レポート出力という風に端末によって入力画面を変えることで機能的な処理が可能になります。

今回は3つの病棟を想定して作成してみます。

各病棟には男性部屋、女性部屋、個室、特室があります。

実際に自分の病院に合わせて作成してください。

「病棟フィールド」を作成し管理するのが正攻法なのですが、データの二次利用は不要なので、簡素化のため入力項目すべてのフィールドを作成します。

空床管理ID
日付
二階男性
二階男性予約
二階男性退院
二階女性
二階女性予約
二階女性退院
二階個室
二階個室予約
二階個室退院
二階特室
二階特室予約
二階特室退院

同じように三階、四階も作成していきます。テーブルデザインでまとめてコピペできるので先頭の数字だけ書き換えれば楽です。

「T_空床情報」の名前で保存します。

この「T_空床情報」を基に「Q_空床情報」を作成し抽出条件に「Date()」を指定します。

こうすることで、フォームを開いた際は常に「当日」が表示されます。

以降のフォームやレポートではこのクエリを使用します。

329.JPG


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